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Trust Service - L&G Solution

Trust Service

TRUST SERVICE

In L&G, crediamo nella semplificazione della “business way” trasformando le lente, complesse, manuali e costose procedure cartacee in processi digitali semplici ed adattabili.

Fattura PA

L&G Solution fornisce una piattaforma di Fatturazione Elettronica che viene attualmente utilizzata da centinaio di Clienti imprese per inviare Fatture Elettroniche ad Enti Pubblici locali e nazionali; inoltre, essendo basata su formati XML e sullo standard PEPPOL, viene anche impiegata nel mercato B2B.

La Fatturazione Elettronica può essere utilizzata da medie e grandi imprese attraverso l’uso di connettori esistenti che integrano la piattaforma con il loro sistema ERP e da piccole imprese che integrano la piattaforma con i loro sistemi contabili o attraverso il caricamento delle fatture in formato XML.

Posta Elettronica Certificata

Il Servizio di Posta Elettronica Certificata rende possibile la trasmissione di dati tra terzi con mezzi elettronici e fornisce le evidenze relative al trattamento dei dati trasmessi (compresa la prova di invio e ricezione dei dati) proteggendo i dati trasmessi contro il rischio di perdita, furto, danneggiamento o eventuali modifiche non autorizzate.

Secondo l’Organo di Vigilanza (AgID), il servizio PEC (Posta Elettronica Certificata) soddisfa già tutti i requisiti del Servizio Elettronico di Recapito Certificato e necessita soltanto di adeguamenti parziali per essere riconosciuto come Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato a norma eIDAS.

Conservazione a Norma

La Conservazione a norma protegge, conserva e rende facilmente accessibili tutti i documenti che si generano durante l’esecuzione di transazioni tra soggetti privati e pubblici. L’attuale legislazione può richiedere la Conservazione a norma per vari tipi di documenti come fatture, contratti, libri fiscali e altri documenti firmati elettronicamente.

Offriamo il servizio di “Conservazione a norma” in modalità SaaS ed è basato su di un’architettura multi-tenant ad alta disponibilità che viene utilizzata per archiviare grandi volumi di documenti. Oggi più di 2 miliardi di pagine vengono conservate in conformità delle regole tecniche in materia di sistema di conservazione.

Conservazione “Sostitutiva a norma” della Posta Elettronica Certificata.

Il tema dell’archiviazione documentale e della conservazione sostitutiva a norma delle PEC si inquadra più in generale nella necessità da parte dell’Avvocato dell’adozione di un sistema di conservazione che si pone a garanzia della validità dei documenti informatici che egli sottoscrive con firma digitale.

Difatti anche gli atti degli avvocati sottoscritti con firma digitali siano sottoposti ai medesimi vincoli di cui all’art. 62 DPCM 22 febbraio 2013 per quanto concerne la validità dei certificati di firma.

Questi traggono beneficio dal fatto di essere per lo più inseriti all’interno di un messaggio di posta elettronica certificata, che costituisce riferimento temporale opponibile ai terzi ed è pertanto in grado di perpetuare la validità del certificato di firma.

Dobbiamo però chiederci se la PEC sia in grado di svolgere tale compito all’infinito, al pari di un sistema di conservazione, e sia pertanto in grado di sopperire ad esso.

Per dare una risposta a tale quesito dobbiamo concentrarci sulla struttura di un messaggio di posta elettronica certificata, che è in realtà complessa. Occorre pertanto concentraci su due elementi fondamentali, il riferimento temporale contenuto all’interno del messaggio di PEC e la firma digitale del gestore del servizio.

Altro elemento rilevante è il file .xml che è sempre contenuto all’interno di un messaggio di PEC e che si genera automaticamente senza necessità di intervento del soggetto mittente o di quello destinatario, dal quale posiamo ricavare il riferimento temporale del nostro messaggio di posta elettronica certificata.

Pertanto si può affermare che lo scambio di informazioni attraverso l’utilizzo della PEC è garantito dall’utilizzatore mediante l’adozione di un sistema a norma di conservazione del documento informatico. Il gestore del servizio PEC è obbligato alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi (file log). Nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.

Pertanto le aziende e professionisti che intendono mantenere il valore legale nel tempo dei messaggi PEC devono avvalersi, di un sistema di conservazione dei messaggi PEC, nonché delle loro ricevute e degli eventuali allegati. Un sistema di conservazione a norma garantisce l’opponibilità a terzi in giudizio del documento informatico (PEC).

LA SOLUZIONE PROPOSTA

L&G Solution attraverso la fornitura di un Sistema Integrato in modalità “Cloud Computing”, offre un servizio “chiavi in mano” così composto:

  1. Sistema di Web mail per l’archiviazione “Sostitutiva a Norma” delle PEC;
    • Posta Inviata: oltre ai messaggi inviati, è necessario conservare la ricevuta di ACCETTAZIONE e CONSEGNA.
    • Posta Ricevuta: si conserva il messaggio PEC ricevuto completo di allegati
    • I messaggi saranno salvati nel formato standard previsto dalla norma
  2. Sistema di Archiviazione “Sostitutiva a Norma” per tutte le classi documentali da porre in conservazione.

Provvederemo a definire le procedure operative, ad eseguire tutte le fasi del processo di conservazione, nonché a produrre il pacchetto di versamento con valore legale da conservare ed esibire all’occorrenza.

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